ELOoffice ist die ideale Produktlösung, um die tägliche Arbeit einfach und schnell zu erledigen. Die Papierflut wird reduziert und blitzschnell werden benötigte Informationen wiedergefunden. ELOoffice bietet eine Vielzahl an Standard-Funktionen, die das Archivieren,  Wiederfinden und Verteilen von Informationen vereinfachen.

Wie die Suche zum Erlebnis wird

ELOoffice bietet eine Vielzahl an intelligenten Suchmechanismen, um das Finden von Informationen so schnell und so einfach wie möglich zu gestalten.

Sie suchen nach einer  Rechnungen oder einem Vertrag? Geben Sie einfach das von Ihnen vorher definierte Suchkriterium in die ELO Suchmaske ein, z.B. die Rechnungsnummer oder das Vertragsdatum und blitzschnell finden Sie das gesuchte Dokument im ELO Archiv.

Viele Wege führen zum Ziel

Neben der Suche in der Verschlagwortung umfasst ELOoffice auch die Volltextrecherche.
Sie finden z.B. einen Vertrag nicht nur über die Vertragsnummer, sondern ebenfalls über den Namen oder andere spezifische Begriffe, die sich im Dokumenteninhalt befinden.

Oder suchen Sie vielleicht einen gescannten Artikel, ein PDF-Dokument oder einen Lieferschein? Auch hier lassen sich mit der Volltextsuche sowohl Textdokumente (DOC, PDF u.a.) als auch grafische bzw. gescannte Dokumente schnell und sicher wiederfinden.

Kernstück für die Suche bildet eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das rasche Wiederfinden der Dokumente ermöglicht.

Wie kommt ein Dokument ins ELO Archiv

Je schneller Sie Ihre Unterlagen ins ELO Archiv bringen, umso schneller werden Sie diese auch wiederfinden. Aus diesem Grund ist das Einscannen von Papierdokumenten in ELO so komfortabel und einfach wie möglich. Sie verbinden Ihren Scanner dank standardisierter Schnittstellen ganz einfach mit ELO und schon kann es losgehen.

Erreicht z.B. eine Rechnung Ihr Unternehmen, scannen Sie diese direkt ins Archiv. Sie haben die Möglichkeit, das Dokument manuell zu verschlagworten oder automatisch abzulegen.

 

 

 

ELO bietet hierzu diverse Ansätze:

  • Direkt aus der Microsoft Office Suite archivieren.  ELOoffice unterstützt standardmäßig die Pakete Microsoft Office, StarOffice und OpenOffice.org. Per Mausklick archivieren, recherchieren und öffnen Sie Dokumente aus dem jeweiligen Programm.
  • Mit dem ELO Connector beschleunigen Sie die Ablage Ihrer Dokumente erheblich. Sie definieren auf dem Dokument Zonen, die z.B. die Rechnungsnummer enthalten. Die Texterkennung (OCR) liest die Zone auf der Rechnung automatisch aus und übernimmt den Wert und die Zuordnung in die Verschlagwortung.
  • Mit Barcode schnell und automatisiert ablegen. Die integrierte Barcode-Lösung ermöglicht eingehende Belege wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge einfach zu scannen, automatisch  zu verschlagworten und zu archivieren. ELOoffice liest die enthaltenen Barcode-Informationen auf dem Barcode-Aufkleber auf dem Dokument aus.
  • Mit einem Ruck viele Dokumente verarbeiten. Das funktioniert mit der Stapelverarbeitung. Sie erlaubt es mehrere zuvor markierte Dokumente in einem Arbeitsablauf abzulegen.

Wie ist das mit dem Datenschutz?

Im ELOoffice-Archiv sind Ihre Informationen sicher aufgehoben. Die Anwender- und Schlüsselverwaltung in ELOoffice schützt Ihre Dokumente beim Arbeiten in der Gruppe als auch bei der täglichen Datenverwaltung. Ein zusätzlich integrierter 128-Bit-Verschlüsselungsalgorithmus sichert das Handling besonders vertraulicher Dokumente.

Intelligente Prüfmechanismen wie die Checksummenprüfung gewährleisten einen noch höheren Sicherheitsstandard. Bei der Archivierung eines Dokumentes wird im Archiv automatisch eine Checksumme über den Dokumenteninhalt gebildet. Mithilfe dieser Information kann später jederzeit nachvollzogen werden, ob das Dokument originalgetreu vorliegt.

Mit Sicherheit langzeitarchiviert  - PDF/A und TIFF. Für eine Langzeitarchivierung können jegliche Dokumente über den ELO TIFF oder ELO PDF/A Printer ins Archiv abgelegt werden. Die weltweit standardisierten Formate TIFF und PDF/A bieten in Verbindung mit ELO zwei wesentliche Vorteile: Zum einen die Speicherung von Dokumenten in ein unveränderbares Format und zum anderen die Lesbarkeit des Dokuments auch nach vielen Jahren.

Was erwartet der Gesetzgeber von mir?

Es gibt Sie, die Pflicht für Unternehmer diverse gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung einzuhalten und es ist wahr, dass es für den Gesetzgeber unerheblich ist, ob es sich hierbei um selbstständige Einzelpersonen, kleine oder große Unternehmen handelt.

Die gute Nachricht ist, mit dem Einsatz eines DMS wie ELOoffice sind Sie schon auf der sicheren Seite, denn ELO hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig alle Informationen jederzeit, schnell und überall zur Verfügung zu haben.  

Mehr noch, mit ELOoffice sind Sie bereit für Ihre Betriebsprüfung.

Auf einfachste Weise lassen sich aus ELOoffice Archive oder Teile davon auslagern und z.B. auf einen externen Datenträger exportieren. Den Datenträger übergeben Sie dann z.B. direkt Ihrem Betriebsprüfer. Seit dem 01. Januar 2002 führt die Finanzverwaltung Steuerprüfungen durch, bei denen steuerrelevante Unterlagen in elektronischer Form angefordert und digital geprüft werden.

E-Mailarchivierung -“ einfach und übersichtlich

Ein Kunde fragt nach seiner Bestellung, die er Ihnen per E-Mail geschickt hat? Ein anderer Kunde will am Telefon den Status eines Vorgangs abfragen? Freuen Sie sich, mit ELO sind Sie sofort auskunftsbereit.

Komfortabel rufen Sie per Mausklick in ELOoffice z.B. die Kundenakte oder den Vorgang auf und haben neben Verträgen oder Rechnungen, die gesamte dazugehörige Korrespondenz im Überblick und können Ihrem Kunden direkt weiterhelfen.

Nahtlos integriert

Über die spezielle Integration in Microsoft Outlook bietet ELO die komfortable Möglichkeit, E-Mails und andere Outlook-Objekte direkt und projektbezogen zu archivieren. Das System unterstützt sowohl die Synchronisierung einzelner E-Mail-Ordner, als auch die gezielte manuelle Ablage in die ELOoffice-Archivstruktur.

Einzelne Ordner zielgerichtet synchronisieren

Bei der Synchronisation kann der Anwender einen Ordner in Outlook definieren, in den er alle zu archivierenden E-Mails legt. Über den Synchronisationsbefehl archiviert ELO dann automatisch alle im Ordner befindlichen E-Mails.

Projektbezogene Archivierung

Bei der manuellen Ablage entscheidet der Anwender selbst, welche E-Mails er wann und wohin archivieren möchte. Die E-Mail wird mit ihrem Anhang ins ELOoffice Archiv übernommen, vorhandene Suchbegriffe wie z.B. Absender, Empfänger oder Betreff übernimmt ELOoffice automatisch.

Gut zu wissen: Mit ELOoffice verwalten Sie Ihre E-Mails auch rechtskonform, denn  gemäß Abgabenordnung (AO) und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen Unternehmen steuerrelevante E-Mails zwingend in elektronischer Form aufbewahren.

Teamarbeit, die richtig Spaß macht

ELO bietet alle Funktionalitäten, die es braucht, um optimal und sicher im Team zu arbeiten.

Es kommt sehr häufig vor, dass im täglichen Arbeitsprozess mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und sich hierbei gegenseitig im Weg stehen. Die Folge sind: konkurrierender Bearbeitung, der fehlende aktuelle Bearbeitungsstand und ein enormer Aufwand beim Nachvollziehen eines Vorgangs.

 

 

ELOoffice hat gleich mehrere Funktionen parat für effiziente Teamarbeit, die Spaß macht:

  • Die CheckIn-/CheckOut-Funktion stellt sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu keinen Änderungskonflikten kommt.
    Für alle Mitarbeiter ist ersichtlich, wenn ein Kollege in ELO ein Dokument zur Bearbeitung offen (ausgescheckt) hat. Das Dokument kann zwar eingesehen werden, ist aber vor konkurrierender Bearbeitung geschützt, bis es wieder ins Archiv eingecheckt wird.  
  • Die Wiedervorlage-Funktion ermöglicht fristgerechtes Arbeiten. Wichtige Dokumente und Vorgänge werden mit der Funktion termingesteuert erledigt.  So besteht die Möglichkeit sich selbst, aber auch Arbeitskollegen, Aufgaben und Termine zu übertragen.
  • Die ELO Versionsverwaltung dokumentiert übersichtlich bei jedem Dokument, von wem es wann geändert wurde. Mit der entsprechenden Rechtevergabe lassen sich vorherige Version ganz einfach wiederherstellen oder miteinander vergleichen.
  • Die ELO Haft- und Sprachnotizen sind nicht nur effizient, sondern gehören auch zu den beliebtesten ELOoffice-Funktionen. Gerade im Teamprozess sind diese Funktionen ein wesentliches Werkzeug für informatives und transparentes Arbeiten. Ganz einfach lassen sich Haftnotizen und individuelle Stempel auf Dokumente aufbringen und kommentieren. Unterschiedliche Textmarker ermöglichen bestimmte Stellen im Dokument hervorheben.